Begrepsbruk

Det er viktig å innføre et felles begrepsapparat som er i samsvar med en felles nasjonal terminologi ved bruk av saksgangs- og arkivsystemer. Nedenfor finner du enkelte sentrale begreper som brukes i denne arkivplanen.

Sak/saksmappe

Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales en saksmappe konsekvent som sak, som igjen tilsvarer et saksnummer i journalsystemet.

Den felles identiteten skal gi oss oversikt og gjenfinning både i det elektroniske og i det fysiske arkivet.

I Forvaltningsloven og Offentlighetsloven er begrepet sak abstrakt og benyttes som “et spørsmål som er til behandling” på grunnlag av en henvendelse utenfra eller et internt initiativ, og dels også om behandlingsforløpet.

NOARK4 definerer sak i konkret forstand som at en sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter osv. som oppstår og inngår i behandlingsforløpet.

Hvis man får en henvendelse som gjennom et behandlingsforløp skal føre fram til et enkelt vedtak, er det normalt hensiktsmessig å definere dette som en sak.

Journalpost

Journalpost betegner en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse. En journalpost er nøkkelopplysninger/metadata vedrørende en dokumentforsendelse. En journalpost består av ett eller flere dokument, hvorav ett må være hoveddokument.

Nøkkeldata som alltid skal registreres og dermed blir søkbare:

• Dokumenttype
• Overskriften i dokumentet gir dokumentbeskrivelsen.
• Dokumentdato
• Avsender og mottaker
• Saksbehandler i Hammerfest kommune
• Lov og paragraf, hvis dokumentet er unntatt offentlighet

Arkiv

I ePhorte opererer vi med ett arkiv som har egne arkivdeler, journalenheter og tilgangskoder.

Arkivdel

Arkivdel angir hvilken arkivserie en sak er arkivert i. Alle saker som er arkivert i en arkivdel er ordnet etter et felles ordningsprinsipp. Eksempel: Saksarkiv, personalarkiv osv.

Ordningsprinsipp
Hovedprinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel er for eksempel en arkivnøkkel. Hammerfests arkivnøkkel er basert på K-koder. Det finnes også andre ordningsprinsipper som fødselsnummer og navn. Disse benyttes for eksempel på personalmapper eller bygningsnummer i eiendomsarkiv. Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.

Ordningsverdi
De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp, f. eks en arkivkode hentet fra arkivnøkkelen, fødselsnummer, bygningsnummer, etc.

Klassering
Klassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier spesifikk for den arkivdelen saken tilknyttes.

K-koder

Tilgangskode

Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt.

Vedlegg på papir med mer

I tilfeller der vedlegg eller annet arkivverdig materiale har en slik størrelse eller format at skanning ikke er mulig, må det skannes inn en forside med informasjon om hvor de enkelte vedleggene fysisk skal arkivlegges.